Specjalista / Specjalistka ds. sekretariatu i obsługi kancelaryjnej

Rodzaj umowy: Umowa o pracę na okres próbny
Wymiar etatu: Pełen etat
Wynagrodzenie brutto: od 6 500 PLN
System wynagradzania: Czasowy ze stawką miesięczną

1. Obsługa kancelaryjna i obieg dokumentów: - Obsługa skrzynek poczty elektronicznej: [email protected] oraz [email protected]. - Przyjmowanie korespondencji i dokumentów wpływających do Zachęty, ich rejestrowanie oraz wprowadzanie do obowiązujących rejestrów i systemów wspierających obieg dokumentów. - Przekazywanie dokumentów do dekretacji Dyrekcji oraz do właściwych komórek organizacyjnych zgodnie z dokonanymi dekretacjami. - Koordynacja procesu podpisywania dokumentów przez Dyrekcję, obejmująca monitorowanie terminów i kompletności dokumentacji oraz przekazywanie podpisanych dokumentów do właściwych komórek organizacyjnych lub adresatów zgodnie z obowiązującymi procedurami. - Obsługa korespondencji za pośrednictwem Poczty Polskiej, firm kurierskich, ePUAP oraz e-Doręczeń. - Prowadzenie dokumentacji spraw oraz przygotowywanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi. 2. Obsługa sekretariatu Dyrekcji: - Administracyjna obsługa kalendarzy Dyrektorki i Zastępcy Dyrektorki, w tym planowanie terminów, wprowadzanie zmian oraz koordynacja spotkań zgodnie z ustaleniami Dyrekcji. - Organizacja spotkań Dyrekcji, w szczególności uzgadnianie terminów, rezerwacja sal, przygotowanie materiałów organizacyjnych oraz zapewnienie obsługi organizacyjnej spotkań. - Organizacja, koordynacja i rozliczanie krajowych oraz zagranicznych podróży służbowych Dyrekcji. - Przyjmowanie gości Dyrekcji oraz zapewnienie organizacyjnej obsługi spotkań. - Obsługa połączeń telefonicznych sekretariatu oraz udzielanie informacji zgodnie z kompetencjami. - Kompletowanie i przekazywanie dokumentów oraz materiałów niezbędnych do realizacji spotkań i innych działań Dyrekcji. - Współpraca z Executive Assistant Dyrektorki w zakresie realizacji ustaleń dotyczących organizacji pracy Dyrektorki, w szczególności planowania spotkań i podróży służbowych. 3. Pozostałe obowiązki: - Współpraca z komórkami organizacyjnymi Zachęty w zakresie spraw kancelaryjnych i organizacyjnych. - Udział w testowaniu, wdrażaniu i doskonaleniu systemów oraz narzędzi wspierających pracę sekretariatu, kancelarii i elektronicznego obiegu dokumentów. - Dbanie o profesjonalną obsługę interesantów, gości oraz partnerów zewnętrznych, zgodnie ze standardami obowiązującymi w Zachęcie. - Dbanie o estetyczny wygląd sekretariatu. - Zaopatrywanie sekretariatu w materiały biurowe oraz monitorowanie bieżących potrzeb administracyjnych. - Wykonywanie innych poleceń służbowych Dyrekcji oraz bezpośredniego przełożonego, pozostających w związku z zajmowanym stanowiskiem.