Specjalista/Specjalistka ds. administracji, finansów i wsparcia zarządu

Rodzaj umowy: Umowa o pracę na okres próbny
Wymiar etatu: Pół etatu
Wynagrodzenie brutto: od 2 403 PLN
System wynagradzania: Czasowy ze stawką miesięczną

1. Finanse operacyjne i raportowanie: - prowadzenie i regularna aktualizacja raportu cash-flow firmy, - prowadzenie zestawień przychodów i kosztów, - przygotowywanie cyklicznych raportów finansowo-operacyjnych na potrzeby Zarządu, - kontrola faktur kosztowych i kompletności dokumentacji, - przygotowywanie zestawień płatności do akceptacji, - monitorowanie terminów płatności, zobowiązań oraz należności, - kontrola kosztów stałych, abonamentów oraz innych powtarzalnych wydatków, - porównywanie faktur z zaakceptowanymi ofertami, zleceniami, zamówieniami lub umowami, - przygotowywanie danych i dokumentów dla zewnętrznego biura księgowego, - bieżąca współpraca i koordynacja z biurem księgowym, - egzekwowanie i uzupełnianie brakujących dokumentów księgowych. 2. Administracja i dokumentacja firmy: - organizowanie i prowadzenie elektronicznego archiwum dokumentacji firmowej, rownież w ramach prowadzonych projektów, - prowadzenie rejestru umów, aneksów, ofert, zamówień, zleceń i innych dokumentów firmowych, - pilnowanie terminów wynikających z umów i innych zobowiązań, - obsługa bieżącej korespondencji administracyjnej, - kontakt z dostawcami oraz usługodawcami w sprawach dokumentacyjnych i organizacyjnych, - przygotowywanie zestawień, dokumentów i materiałów na potrzeby Zarządu, - dbanie o prawidłowy przepływ informacji i dokumentów pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za poszczególne obszary firmy. 3. Dokumentacyjne wsparcie produkcji i zakupów: - tworzenie i prowadzenie uporządkowanego rejestru dostawców, - archiwizowanie ofert i kosztorysów, - prowadzenie dokumentacji zamówień i zleceń produkcyjnych, - kontrola, czy przed realizacją zlecenia dostępne są uzgodnione ceny, ilości, terminy i warunki, - archiwizowanie i porządkowanie tech packów oraz ich kolejnych wersji, - przyporządkowywanie faktur do właściwych zamówień i zleceń, - zapewnienie, że dokumentacja dostawców i produkcji jest kompletna i łatwo dostępna. 4. Wsparcie Zarządu/funkcja asystencka. - bezpośrednie wsparcie Zarządu w bieżących sprawach firmy, - przygotowywanie informacji, raportów oraz zestawień na żądanie Zarządu, - wyszukiwanie informacji i dokumentów w systemach firmy, - monitorowanie realizacji uzgodnionych zadań i terminów, - kontaktowanie się z dostawcami, księgowością i innymi partnerami w imieniu Zarządu w sprawach operacyjnych, - przygotowywanie dokumentacji przed spotkaniami lub decyzjami, - pomoc organizacyjna w prowadzeniu bieżących projektów oraz wysyłek do klientów. 5. Obsługa systemów i ciągłość operacyjna: - znajomość lokalizacji podstawowych danych i dokumentów, - umiejętność pobierania podstawowych raportów, - znajomość struktury dostępów i współpracy z dostawcami systemów, - utrzymywanie uporządkowanej dokumentacji dostępów i procesów, - zapewnienie ciągłości administracyjnej i informacyjnej firmy.